Tunne ylikuormitettu? Jos olet, niin haluaisit lisätä huolesi, muista, että se on noidankehä. Britannian terveimmän työpaikkatutkimuksen mukaan suuri stressi ja fyysisen aktiivisuuden puute aiheuttavat elinkeinoelämän menettää jopa 27 päivää tuottavaa aikaa työntekijää kohden vuosittain. Kuvio on tuttu jokaiselle punavihreälle kuntosalille: kokouspaketti tarkoittaa, että kuntosalille ei ole aikaa, ja suunniteltu ilta-ilta muuttuu deliveroon viimeisen minuutin laupeudeksi. Ongelma? Korkea carb -olosuhteet ja liikunnan puute tekevät Jackin tuottamattomasta pojasta - ja toisen päivämäärän jälkeen hitaasta sähköpostiviestinnästä ja soul-murskaavasta viivytyksestä ongelma on huonompi, ei parempaa. Aika korjata se.
Syötä Graham Allcott, entinen toimitusjohtaja ja itsenäinen juliste "tuottavuuden ninja". "En ole yksi niistä luonnollisesti järjestetyistä ihmisistä", sanoo Allcott. "Luonnollinen työni on päinvastoin: epätarkka, ideoiden mukainen, mukavampi strategisella tasolla kuin" tekee "taso, allerginen yksityiskohtiin ja epärealistinen siitä, mikä on saavutettavissa tietyssä ajassa. Kaikki nämä ominaisuudet ovat omalla tavallaan vahvuuteni joukossa ja ovat tehneet minulle menestystä asioissa, joita olen tehnyt."
Vaikka Allcott sanoo, että hän pelaa näitä vahvuuksia, hän tunnustaa myös heidät "heikosta heikkouksistaan. Omien huonojen tapojen muuttaminen ja vahvat, positiiviset uudet ominaisuudet antavat minulle kyvyn auttaa muita tekemään samoin. "Vaihdettaessa ajankäytön hallintaan huomionhallinnassa, häikäilemättömästi sähköpostin avulla ja lopettamalla tiedon ylikuormitus, Allcott lupaa, saat kaiken työ tehty ja on aika panoraakaisuun, penkki puristuksiin ja satunnaiseen Netflix-harjoitteluun - ja tunnet paremmin aamulla. Hyvän ympyränne alkaa täältä.
Poista stressa
Stressi on väistämätöntä - se on kehosi järkevä kemiallinen vastaus vaikeisiin ja vaarallisiin tilanteisiin. Sinun ongelmasi: mekanismeja, jotka kehittyivät suojelemaan sinua saber-hammastetuista tiikereistä, ei ole ollut aikaa päästä käsiksi pikaviesteihin ja aina iPhoniin, ja pienien stressorien jatkuva virtaus on tuottavuuden tappaja. "Riippumatta siitä, mitä olemme tekemässä, adrenaliinintaso voi ajaa meidät kohti mahdottomaksi tekemistä", sanoo Allcott. "Mutta kun ylitämme linjan terveestä adrenaliinista epäterveelliseksi, stressaantuneeksi ja onnettomaksi, siirrymme motivaatioon ja vauhtiin tukahduttamiseksi." Tunnista, milloin se tapahtuu, ja pystyt korjaamaan sen.
Tunnista laukaisusi
Eri ihmiset selviytyvät hyvin (ja huonosti) eri tilanteissa. "Kolme keskeistä stressiä, jotka ovat tyypillisiä useimmille ihmisille, ovat paniikki siitä, että heitä on ylikuormitettu työllä, selkeyttä siitä, mitä tehdä ja vaikeita päätöksiä", sanoo Allcott. Ottakaa viisi minuuttia arvioidaksesi 1-5 kuinka huolestuttavaa jokainen niistä on, ja tiedät, mihin keskityt ponnisteluihisi.
Hanki näkökulma
On helppoa ajatella, että kaikki muut liikkuvat nopeammin kuin sinä ja saavuttaisit enemmän, varsinkin jos kiinnität huomiota sosiaalisen median syötteisiin. Ajattele kasvot, joita esität maailmalle ja mitä tahansa negatiivisia tunteita, joita sinä voitat, ja muista, että muut ihmiset tekevät samoin.
Käsittele nämä liipaisimet
Käytä nyt luetteloasi: mikä on ensimmäinen askel kohti stressaajia, jotka olet juuri huomannut? Jos esimerkiksi tavoitteiden epämääräisyys on ongelma, esimerkiksi selvitä sitä - onko tämä yksiselitteinen istunto tai kokousaikataulu järjestettävä kollegallesi. Jos se on ylikuormitus, tee luettelo eri tehtävistänne ja päätä, mikä on tehokkain vaihe, jota voitte ottaa jokaiselle nyt juuri nyt.
Embrace conflict (kun sinun täytyy)
Kukaan ei pidä ristiriitaa paitsi sociopatteja, mutta joskus se on välttämätöntä. Selviytyminen konflikteista on keskeinen stressi. Jos voit käsitellä yhtä nyt, tee se. Rauhallisesti ja kunnioittavasti, tietenkin.
Pidä se leikkisä
Tavoitteena leikkisä, tuottava vauhti, jossa olet positiivinen, rento ja hallitseva. Muista: ainoa asia, joka on erilainen täällä tunne stressaantunut, jumissa ja puutteessa, on mitä tapahtuu mielessäsi.
SUOSITELTAVAT: Kuinka käsitellä stressiä työssä
Hanki järjestäytynyt
Jos työpöydällesi on kasa paperi ja tietokoneesi työpöytä näyttää lumimyrskyn, on aika liukua takaisin. "Kuten monet ihmisetkin, käytän paperin viitejärjes- telmiä yhä vähemmän näinä päivinä ja haluan päästä johonkin pisteeseen, jossa olin todella paperittomat - mutta on olemassa aikoja, jolloin vain paperiarkisto tekee", Allcott sanoo. "Ajatus paperitonta toimistoa minulle näyttää olevan väärä tavoite. Aloita vain "paljon vähemmän paperilla". "Näin se on tehty.
Ole armoton
Heitä tai kierrä paperi, joka sisältää materiaalia, joka on helposti saatavilla verkossa, arkistoidut sanoma- tai aikakauslehdet mukaan lukien. Korosta muistomerkkejä ja asioita, joita tarvitset todennäköisesti fyysisiin kopioihin - todistukset, sanovat ja osoitetietoja.
Onko "hyvä ideoita puisto"
Tämä on polkumyyntipaikka selattavaksi, kokeile tai katsele, kun olet juuttunut tulevaisuuden ideoihin. Se voi olla app-kurattu luettelo, tai vain pilvipohjainen asiakirja.Sisällytä alaluettelo musiikki-, elokuva- / YouTube-suosituksille, kun tarvitset viihdettä tai sinulla on vapaa kymmenen minuuttia.
Kirjoita tarkistuslistoja
Jokainen säännöllinen toiminta säästää aivojen tilaa. Pidä heidät viikoittaisessa myymälässä, tehtävissä, jotka sinun on tehtävä viikoittain tai kuukausittain, ja sosiaalisista asioista, jotka muutoin työnnetään jonon takaosaan. Kyllä, soita äidillesi.
Pidä kalenteri
Se kuulostaa naurettavan yksinkertaiselta, mutta tosiaankin tekisit sen? Keep-time-tapausten online-aikataulun vapauttaminen vapauttaa arvokasta muistitilaa, jota muuten käytät niiden seuraamiseen. Jos olet sitoutunut paperiversioon, ota usein kuvia puhelimellasi.
Harjoittele päätöksentekoa
Väkivaltainen on vaikea aluksi, mutta kun olet syöksy informaation ylikuormitukseen, käsitellään sähköposteja ja käyttää tarkistuslistoja, se on helppoa. Pidä se kiinni - palkinnot ovat sen arvoisia.
Ole tuottavampi
Vanha tehtäväluettelo on tuomittu. "Se ei riitä antamaan meille agilityä hallitsemaan monimutkaisuuden tasoja, joita kohtaamme tietämyksessämme - välittömistä toimista aina niihin asioihin, joita voisimme tehdä laajemmilla, projektitason tehtävissä", sanoo Allcott. "Yksi syy, jonka mukaan standardi tehtäväluettelot eivät toimi, on se, että he yrittävät usein tehdä mitä sinun pitäisi jakaa kahteen tai kolmeen eri luetteloon." Tässä on uusi monikerroksinen versio.
Projektien luettelo
Hanke on mikä tahansa työ, joka tarvitsee enemmän kuin pari vaihetta loppuun. Uuden puhelimen hankkiminen ei ole vain yksi asia: se tarkoittaa tutkimusta, hintavertailuja, ostoksia ja puheluita. Projektien luettelon pitäisi olla asioista, joita sinun ei tarvitse tehdä päivittäin, mutta tarvitset muistutuksen, jotta voit tarkistaa, että edistyt - ehkä kerran viikossa. Minkä tahansa projektin osalta päätä, mihin tulokseen olet päätynyt, ja kuinka voit mitata menestystä ennen kuin kirjoitat sen.
Master Actions -luettelo
Tämä on sinun suurin, dynaamisin lista, ja sen pitäisi sisältää kaikki toiminnot, joita voit tehdä juuri nyt jokaisen hankkeen kohdalla. Ole täsmällisempi kuin yleinen: "esitysluonnoksen esitteleminen ja lopullisten muutosten tekeminen" on parempi kuin esimerkiksi "esittely". Kun tämä luettelo on tehty, sinun on aina selvitettävä, mitä seuraavaksi tehdään. Keskity seuraavaan toimintaan, ei joka vaatii muiden henkilöiden syöttämistä ennen kuin voit suorittaa sen.
Päivittäinen tehtäväluettelo
Tämä on kohdennettu valinta Master-toimintoluettelosta. "Ajattele Master Action List -tapahtumaa, kuten vaatekaappi, joka on täynnä vaatteita ja päivittäistä tehtävääsi, kuten asioita, joita aiot käyttää tänään", sanoo Allcott. Kirjoita se Post-it-merkinnällä tai merkitse muutamia asioita kalenterisi tärkeiksi prioriteeteiksi. Et ole ihmiskuntaa, joten valitse kaksi tai kolme tärkeintä asiaa ja aja vauhtia saada ne valmiiksi.
End Information Overload
Uudista yhteys
Sähköpostin ja sosiaalisen median tarkistaminen on lohdullista, koska se tuntuu edistyneen. Se ei ole. Ensimmäinen askel: sammuta kaikki äänet ja graafiset kohteet, joiden avulla voit tarkistaa uudet sähköpostit. Muuta ajattelutapasi "tarkistamisesta" "käsittelyyn". Joka kerta, kun avaat postilaatikon, sinun pitäisi pyrkiä käsittelemään mitä siellä on, eikä vain nähdä, onko jokin uusi.
Käytä Ds
Uusi mantra: Poista, tee se nyt (jos käsitteleminen kestää alle kaksi minuuttia), tee se myöhemmin, valtuutat tai päättää, että se ei tarvitse toimenpidettä, vaan se voidaan arkistoida - joko tulevaa käyttöä varten tai että joku muu on seurannut sitä.
Määritä sähköposti "kuolintrivi"
Siirrä kaikki yli kuuden kuukauden ikäiset sähköpostit omaan kansioosi. Lisää kalenterisi aikaa kuusi viikkoa myöhemmin ja jos et ole tarvinnut kyseisiä sähköposteja, poista ne. Muodosta myös suodatin, jonka avulla voit poistaa sähköpostiviestejä ihmisiltäsi, jotka ovat lähteneet yrityksestäsi.
Älä pakota yli alikansioita
Sinun tarvitsee vain kolme: Toimi, Lue ja Odota (lisää @ jos haluat pitää ne yläosassa sähköpostiasi kansiorakenteesta). Toiminto on tavaraa varten, joka tarvitsee toimenpiteen, joka kestää yli kaksi minuuttia. Lue lisää pidemmistä sähköposteista, jotka sinun on lopulta saatava. Odotetaan sähköpostiviestejä, joissa odotat jonkun toisen tekemistä - ja missä haluat onnistuneen päätökseen. Jos et välitä, älä vaivaudu seuraamaan niitä.
Mene pimeässä
Nyt, kun olet järjestäytynyt, sen sijaan, että tarkistat sähköpostisi aina kun sinusta tuntuu, tee se asetetuin ajoin. Yksi mahdollinen lähestymistapa on 50-50 - postilaatikon nopea skannaus aamulla, sitten sähköpostia ei ole iltapäivällä, kun voit mennä ulos.Vaihtoehtoisesti voit asettaa kolme säännöllistä aikaa esimerkiksi aikaisin aamulla, lounaalla ja päivän lopulla tai, jos olet erityisen reagoiva, jakaa kymmenen minuuttia tunnissa tunnin välein.
Keskitä huomionne
Unohda ajanhallinta. Tiedon ikä, jossa huomiosi on, on tärkeämpää. "" Tietopohjaisissa "työpaikoissa - jotka ovat todellakin ainoat työpaikat, jotka vastustavat automaatiota - olet samalla päämies ja työntekijä, kertoo Allcott. "Sinä olet vastuussa paitsi tekemästä työtä, mutta päättäen, mitä työ on, ja päättää reagoida uusiin tuloihin muuttamalla painopisteitänne. Tulos: konflikti, epäkunnioitus ja viivyttely, koska on vaikea tietää, milloin" pomo "Tai" ajattelu "-toiminto päättyy ja" työntekijä "tai" tekevä "-moodi alkaa.
Ymmärrä huomiota
Se on rajallinen resurssi kuin aika. On helppo havaita, että huomionne on epäonnistunut, jos olet Twitterissä kuusi tuntia päivässä, mutta jos kulutat 80 prosenttia huomiostamme kokouksiin, älä hämmästy, jos et ole kiinnittänyt huomiota muihin asioihin. Ajattele huomiota, ei aikaa, uutta valuuttaa ja jakaa se ennakoiviksi, aktiivisiksi ja passiivisiksi vaiheiksi. Tavoitteita tekemään parhaan työn proaktiivisuutesi aikana ja säästää röyhtäilyä työstä, joka ei ole aktiivinen.
Tee aikataulusi
Paperilla kartoitetaan keskimääräinen päivä: alkamis- ja lopetusaikoja, taukoja ja tehtäviä, joita teet ennen aikataulun tai sen jälkeen. Tee työtä, kun olet tarkkaavainen tai hitaampi - oletko hidas käynnistin tai hidas lounaan jälkeen? Huomaa kaikki yllätykset ja selvitä paras aika tehdä monimutkaisia tai vaikeita tehtäviä. Älä tuhlaa kaikkein tuottavimpia aikoja, jotka etsivät laskuja ja vaihtavat tulostuskasetteja.
Ajattele "pomo-tila" ja "työtapa"
Pidä ajattelua ja tekemistä erillään, ja voit parantaa molempia. Ajattele keskeisiä päätöksiä, projektisuunnittelua ja luovaa ajattelua ajankohtaisimmista ajoista - heti ensimmäisen aamukahvin jälkeen. Päiväkohtaiset päätökset voivat odottaa vähemmän tuottavia aikoja ja säästää tavaraa, kuten postilaatikon tai kirjoituspöydän selvittäminen lounaan jälkeen.
Suojele huomiota
Sinun huomiomme on kaksi päätyyppiä: sisäinen ja ulkoinen. Ensimmäinen on helpompi käsitellä: vastata sähköpostiviesteihin erissä pikemminkin kuin se saapuu ja jakaa aikoja, jolloin sinulla on oikeus tehdä Internet-tutkimusta. Ulkoiset huomionsiot ovat tiukempia, mutta - jos voit päästä eroon siitä - vältä tarpeettomia kokouksia ja kytke puhelimesi vain asetettuina aikoina sen sijaan että se olisi koko ajan tavoitettavissa. Jos voit, toimi kahviloista joskus - ei ole mitään tekemistä siellä, vaan juo kahvia ja tee parhaita töitäsi.
Luo "huomiotaskuja"
Tämä tarkoittaa sitä, että löydät päiviäsi, jolloin et tee mitään. Pidä fyysiset ja digitaaliset lukutiedostot - A4-lompakko ja Instapaper-sovellus tekevät sen - joten voit pysähtyä irtautumisen tai seisokkien aikana. Kun tämä on toinen luonto, kokeile "ajatteluluetteloa", useita suuria päätöksiä, joita pidät synkronoidessasi puhelimellasi, johon voit viitata, kun odotat itsenäisen kassatilan jonoa.
Pysäytä monitulkkaus
Multitasking on 90-luvun hallinta-puhu hölynpölyä. Pakottamalla aivoasi siirtymään yhdestä asiasta toiseen, olet todella käyttänyt paljon henkistä työtä asettautumisaikana ja vetää itsesi pois tekemästä (ja viimeistelystä) asioita. Monotasking, joka keskittyy yhteen asiaan kerrallaan, on ratkaisu.
Tule pois toimistosta
"Työympäristösi voi olla täynnä keskeytyksiä ja melua - paineita, haastavia, avoimia ja frenetisiä", sanoo Allcott. "Paras proaktiivinen huomiotustesi saattaa tapahtua tämän paikan ulkopuolella." Pyri pomosi hyväksymään se selittämällä, että sinun on työskenneltävä kotona tai kahvilassa yhden päivän ajan - varmista sitten, että teet joitain tehokkaimpia töitäsi sinä päivänä.
Kerää hyviä ideoita
Ottamalla keinoja hyvien ideoiden tarttumiseen ilman, että heitä häiritsee heitä, on avainasemassa. Pidä Twitterissäsi "Like" -painiketta asioista, joihin haluat viitata, on yksi vaihtoehto. Käyttämällä puhelimesi selausta tai avointa Google Drive -asiakirjaa ovat muut.
Aikataulu viivyttely
Tuottavuusvalmentajat vannovat Pomodoro-ajastin, joka on nimetty niistä tomaattien muotoisista ajastimista, jotka ovat suosittuja huippuluokan keittiössä. Etsi ilmainen tomato-timer.com -sivustolla ja käytä sitä aikatauluttamaan säännöllisiä 25-minuuttisia keskeytymättömiä töitä, viiden minuutin jaksoissa Twitter / Instagram / Angry Birds välillä.
On vähemmän kokouksia
Ihmiset ovat sosiaalisia eläimiä, joten tapaamiset näyttävät tuottavalta ajankäytöltä. Myös jotkut ihmiset nauttivat kekseistä ja tehottomuudesta. Tässä on vaihtoehtoinen hallintastrategia.
Hijack-pöydät
Tee kokoustesi yksitellen ja lähetä sähköpostia, jossa pyydetään lupaa popin jonkun pöydälle. Jos he eivät vastaa (tai he välttävät sinut), käänny ylös heidän pöydälleen - jos ei muuta, he haluavat päästä eroon sinusta, vähentäen pehmusteita, jotka muodostavat huonepohjaisia kokouksia.
Kokeile MBWA
Management-By-Walking-Around on konsensusrakentaja ihmisille, jotka ovat lyhyitä ajoissa: kävele rakennuksen osastojen välillä kaksi tai kolme kertaa viikossa, kannettava tietokone tarvittaessa, jotta voitte ottaa mukaan kaikki toiminnot tai ideat, joita sinun on seurattava.
Ajattele taivaan tasoa
Useimpien kokouksien ongelma on se, että ne keskittyvät yksityiskohtiin, ei suureen kuvaan. Kun ne ovat väistämättömiä, käytä niitä keskittymään kysymyksiin, jotka ovat "Mikä on tärkeää tässä: laatu tai hinta?" Tai "Mikä on yleinen lähestymistapa?" Kun iso juttu on päättynyt, oikeat toimet seuraa luonnollisesti.
Kuinka olla tuottavuus ninja: huolta vähemmän, saavuttaa enemmän ja rakastan mitä teet Graham Allcott on nyt saatavilla (Icon Books, £ 8.99), ostaa Amazon
